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メール便では送れないもの

「信書」をいう言葉をご存知でしょうか?
個人あての秘密の文書や一通づつ違う内容の手紙の事で企業では請求書、納品書、ポイントカードのお知らせなどがこれにあたる。民間業者のメール便では、この一通 づつ違う「信書」は信書便法という法律で規制があり運ぶ事ができない。規制があり実質的に郵政公社(郵便局)しか取り扱いができなくなっている。ただし、配達時に中身を確認をすることはできないので、信書扱いの手紙でもメール便で配送はされている。「請求書をメール便で送る事はできますか?」との質問には「信書は取りあつかえません」と答えるしかないのだが「信書」という言葉自体、聞きなれない言葉なので知らない人の方が圧倒的に多いのが実情です。また、メール便ではポストに入らない厚さ2cm以上、B4サイズ以上のものは送る事ができません。

賢い利用法(DM編)

郵便では定型サイズといって、ハガキや封書の大きさが決められている。メール便はこの大きさの制約が大幅に緩和されているので、郵便とは違った一工夫ができる。例えば、A4サイズのハガキを送ったり、案内書を折らずに送る事もできる。製品カタログを送る再に折らずに送れるという事は大量に同じものを送るDMで使われる場合、開封率の向上や折作業や封入作業の軽減になるのでメリットが大きいと思われる。

データクリーニング

データベースのクリーンニングとはDMなどで使われる宛名リストでは引越しなどの理由で不着になってしまうリストが存在する。平均的には1年前のリストを使うと3〜5%程度の不着がある。不着になったデータをそのまま残しておくと郵便などの配送料金が無駄になってしまうので消しこみ作業をやっておきたい。また、大量のリストに含まれる問題として同じ人のデータが含まれているおり、同一人物に同じものが何通も届くといった事が起きる。この重複したデータを削除する作業を「名寄せ作業」と呼ばれている。EXCELなどのソフトで名前をキーにして並び替えを行う。同姓同名があれば住所などを確認して、どちらかを削除する事になる。こういった作業全般をデータクリーニングと呼んでいます。
当社で行うデータクリーニングの方法は、発送時の宛名ラベルにバーコードなどを印字し不着で戻ってきた時にバーコードを読み込み元データから削除を行う。また、名寄せ処理では単純に同姓同名の削除を消すといった単純なものは少なく、複数リストを合算させ名寄せ条件(名前+会社名、名前+住所)や削除する再の優先リストなどの決めてコンピュータで処理を行う。当社のようなアウトソーシング会社がデータクリーニングを頼まれる場合は、何らかの理由で自社ではできない物が多いので、件数が極端に多かったり、名寄せ条件リスト毎に異なっていたり複雑な内容が多い。

「郵便番号が違うと配達に時間がかかりますよ」

意外と知られていないのですが、郵便番号が間違っていた場合、郵便、メール便共に到着に非常に時間がかかる事をご存知だろうか?基本的に郵便局も民間のメール便も郵便番号で配達地域の配送局に送られる。もし、郵便番号の書き間違いで他の地域の住所が届いた場合は差し出し局に一旦戻される。そこから改めての配送になるので通常の配達期間に比べ2〜3倍の配達期間がかかる。
また、最近、市町村の合併が多く郵便番号の変更に気が付かない場合が多い。当社では配達遅延を少なくするためにデータを戴いてラベル印刷を行う場合、直近のデータでなければ郵便番号の付け直し作業を行い宛名印刷を行うようにしている。

透明封筒は何故増えたか?

最近、メール便が増えたせいかフィルム封筒と呼ばれる透明の封筒が増えてきています。郵便局しか配達できない時代は、消しこみスタンプが押せない、切手がはがれるなどの理由から透明封筒は使えませんでした。
メール便では切手の代わりにメール便シールを使うのでフィルム封筒でも問題ありません。また、消しこみ作業もバーコードで電子的に行われるのでこれも問題なしという訳です。このフィルム封筒のメリットは中身が見える、軽い、多少濡れても大丈夫などのメリットがあります。当社の場合、A4サイズ、角2サイズのフィルム封筒の利用が多いので特注で専用の封筒を作成しています。
受けとった方の開封の事を考え、ミシン線を入れてあけやすくする工夫や季節によって、糊の強さを変えてもらうなどの工夫をしています。また、塩化ビニールは燃やすと有害物ができるのでOPP(ポリプロプレン)というリサイクルもしやすく燃やしても有害物がでない材質を採用しています。チョットした工夫なので説明しないと解っていただけないのが悩みの種です。

最も安くDMを送る方法

DMを最も安く送る方法は「自分で届ける」ですが実用的ではありません。また、郵便の安い海外から送る裏技もありますが、万国郵便条約でリメールは禁止という事になっており取り扱いが微妙です。当社の知りうる限り、最も安いDM発送方はハガキサイズで広告郵便割引の適用を受ける事と思います。ただし、1度に2000通以上の量が必要な事や差出するときに郵便番号ごと(郵便局毎に指示が異なる)に紐で縛るといった作業が必要なことや事前申請と承認が必要、料金体系が複雑、ハガキでは情報が少ないなどデメリットが多い事も事実です。しかし、これらの条件が問題にならない場合最も安いものはハガキの広告郵便割引といえます。私の会社では、面度な郵便割引適用の代行作業(申請、区分けする、紐で縛る、カスタマバーコード印刷)などを行っていましたが、民間のメール便の登場で利用のしやすさからメール便の取り扱いが非常に増えています。

メール便は安くなるか?

メール便は安くなるでしょうか?答えはYESです。民間業者ですので取引量の多さで交渉ができます。私の会社ではお客様のメール便を取りまとめる事により、メール便会社と交渉できる量を確保しています。また、差出数以外に配達地域の割合や形状なども交渉対象の材料にしています。例えば、近いエリアなので安くしてほしいとか配達期間は5日かかってもいいので安くしてほしいなどです。もっとも、ある程度の差出数がベースにないと交渉ができませんが毎月数万〜数十万単位の差出数があれば交渉は可能です。当社の場合、スケールメリットで価格交渉を行い、お客様の直接交渉を代行する形をとっています。

 

 
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